česky Deutsch English

Ochrana osobních údajů

24.5.2018 (aktualizováno: 11.6.2019 14:40), Městský úřad Sokolov

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zásady ochrany osobních údajů obsahují informace ohledně toho, jak město Sokolov zpracovává osobní údaje, a to nejen při výkonu veřejné moci, ale rovněž v soukromoprávních vztazích.

Tyto zásady byly připraveny v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46 ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které je známé pod zkratkou GDPR.

Nařízení ke stažení na zde: Nařízení o ochraně osobních údajů

Dále jsou uvedeny informace, které je správce povinen dle čl. 13 a 14 obecného nařízení poskytnout.

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.

KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE:

název:   MĚSTO SOKOLOV
adresa:  Rokycanova 1929, 356 01 Sokolov
e-mail:   epodatelna@mu-sokolov.cz
telefon:  354 228 191; 354 228 200
IDDS:    6xmbrxu
IČO:      00 259 586

Jednotlivé orgány města, např. Městský úřad Sokolov, zastupitelstvo či rada města, nejsou samostatnými správci a při předávání osobních údajů nejsou považovány ani za příjemce ani za zpracovatele. Stejně tak jednotlivé odbory a úseky městského úřadu nejsou samostatnými správci.

Předávání osobních údajů mezi jednotlivými orgány města nebo mezi jednotlivými útvary městského úřadu je dostatečně zabezpečeno, neboť všichni zaměstnanci města jsou vázáni mlčenlivostí a předávání orgánům samosprávy je řešeno přímo zákonem o obcích, popř. byla učiněna vhodná opatření k zajištění zabezpečení.

Příspěvkové organizace zřízené městem Sokolov, zejména mateřské a základní školy, jsou samostatnými osobami, a proto jsou také samostatnými správci. Tyto zásady se na ně tedy nevztahují.

POVĚŘENEC OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pověřenec pro ochranu osobních údajů je osoba, která dohlíží na to, aby zpracování osobních údajů u správce probíhalo v souladu s příslušnými právními předpisy. Rovněž je to osoba, na niž se lze obracet pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se zpracování osobních údajů.

KONTAKTNÍ ÚDAJE POVĚŘENCE:

Mgr. Petra Procházková
e-mail:   poverenec@mu-sokolov.cz
telefon:  354 228 215

KONTAKTNÍ ÚDAJE POVĚŘENCE MĚSTSKÉ POLICIE:

Bc. Veronika Fazekašová
e-mail:   veronika.fazekasova@mp-sokolov.cz
telefon:  777 760 650

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Každé zpracování osobních údajů musí mít svůj účel a právní základ. Účel určuje, z jakého důvodu správce osobní údaje shromažďuje a co tím sleduje. Účely zpracování stanovuje správce, ale v případě města jako územního samosprávného celku většina účelů zpracování výplývá přímo ze zákona.

Podrobné informace ke zpracování osobních údajů dle jednotlivých účelů zpracování naleznete zde:

Přehled účelů zpracování osobních údajů (575 kB, pdf)

PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ

Právní základ představují jednotlivé právní tituly zpracování vyjmenované v čl. 6 odst. 1 obecného nařízení. Aby bylo zpracování osobních údajů zákonné, musí být zaštítěno alespoň jedním z uvedených právních titulů. V případě města jsou nejčastěji využívanými právními tituly pro zpracování osobních údajů splnění právních povinností, jež jsou uloženy zákonem a splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci.

Právními tituly pro zpracování osobních údajů tedy jsou:

SPLNĚNÍ PRÁVNÍ POVINNOSTI

Činnost města se řídí především zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, nicméně na město dopadá celá řada dalších právních předpisů. Pokud město vystupuje v samostatné působnosti v soukromoprávních vztazích (např. jako vlastník nemovitostí), jde zejména o zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, město je také zaměstnavatel, a proto na něj dopadá zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. V případě, že město vystupuje v přenesené působnosti, se činnosti řídí různými zvláštními předpisy (např. stavební zákon v případě územního a stavebního řízení). Dále na město dopadají rovněž povinnosti spojené se zákonem o veřejných zakázkách, zákonem o svobodném přístupu k informacím či zákonem o registru smluv, v neposlední řadě také účetní a daňové předpisy.

SPLNĚNÍ ÚKOLU PROVÁDĚNÉHO VE VEŘEJNÉM ZÁJMU NEBO PŘI VÝKONU VEŘEJNÉ MOCI

V případě činností při výkonu veřejné moci se jedná zejména o výkon přenesené působnosti podle zvláštních předpisů. Jde např. o činnosti v agendě ochrany životního prostředí, stavebního úřadu, živnostenského úřadu, matričního úřadu, při projednání přestupků či v agendě dopravy. V případě činností prováděných ve veřejném zájmu se jedná zejména o výkon samostatné působnosti (např. sociální služby, kulturní akce).

SPLNĚNÍ SMLOUVY A PROVEDENÍ OPATŘENÍ VEDOUCÍCH K JEJÍMU UZAVŘENÍ

V případě, kdy město v samostatné působnosti vstupuje do smluvního vztahu, potřebuje za tímto účelemzpracovávat osobní údaje (potřeba identifikovat druhou smluvní stranu, závazek dodat zboží či poskytnout službu, aj.). Nejčastěji jde o smlouvy nájemní, kupní, smlouvy o dílo, apod.

OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM SPRÁVCE

Oprávněnými zájmy města jsou zejména výkon a ochrana vlastnického a dalších práv, vymáhání a prodej pohledávek, ochrana životního prostředí či vnitřní potřeby fungování města. V případě zpracování na základě oprávněného zájmu je možné uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 obecného nařízení, viz dále.

SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM

Souhlas se zpracováním osobních údajů představuje v rámci činností města nejméně využíváný právní titul. Subjekt údajů poskytuje souhlas dobrovolnělze jej kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Zpracování osobních je v tomto případě zpravidla ukončeno ihned, jakmile je souhlas odvolán.

OCHRANA ŽIVOTNĚ DŮLEŽITÝCH ZÁJMŮ SUBJEKTU ÚDAJŮ

Město Sokolov tento právní titul ke zpracování osobních údajů nevyužívá.

PŘÍPADNÍ PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V případě, že jsou osobní údaje předávány třetí osobě, jde buď o příjemce nebo zpracovatele.

Dle čl. 4 odst. 8 obecného nařízení je zpracovatelem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

Dle čl. 4 odst. 9 obecného nařízení je příjemcem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu EU, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.

Zpracovatel tedy vykonává pro správce určité činnosti, které by správce mohl vykonávat sám, ale z vlastního rozhodnutí tak nečiní a přenechal výkon těchto činností externí osobě. Na rozdíl od zpracovatele příjemce nečiní pro zpracovatele žádné zpracování, osobní údaje jsou mu předány jako konečnému uživateli, který s nimi dále nakládá dle svého vlastního uvážení pro své vlastní účely.

Jednotlivé orgány města, např. starostu, městský úřad, zastupitelstvo a jeho výbory či radu a její komise, ačkoli jim jsou předávány osobní údaje, nejsou považovány ani za příjemce ani za zpracovatele. Stejně tak jednotlivé útvary městského úřadu nejsou příjemci ani zpracovateli. Vždy jde o nedílnou součást správce, tudíž zde nelze hovořit přímo o předávání.

Obecně lze tedy říci, že osobní údaje zpracovávané při plnění povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů předává město třetím subjektům výhradně v případech, kdy tak stanoví zákon. Výjimkou je poskytnutí nebo zpřístupnění údajů na základě zpracovatelské smlouvy.

Bez souhlasu fyzické osoby mohou být poskytnuty třetím subjektům osobní údaje, které vypovídají o veřejné nebo úřední činnosti osoby a o jeho funkčním nebo pracovním zařazení. V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu, jsou tyto údaje případně předávány výhradně v rozsahu tohoto souhlasu.

Osobní údaje tedy mohou být předávány následujícím příjemcům nebo zpracovatelům:

  • podnikatelé poskytující odborné a konzultační služby (zejm. administrátoři veřejných zakázek, účetní, daňoví poradci a soudní znalci)
  • podnikatelé poskytující právní služby (advokáti, soudní exekutoři a insolvenční správci)
  • vzdělávací agentury
  • společnosti zajišťující tisk, archivaci, skartaci a distribuci tiskovin (např. v případě voleb, zajištění skartace dokumentů a tisku skartačních a předávacích protokolů)
  • společnosti podílející se na správě nemovitostí a bytového fondu (stavební společnosti a družstva, architektonické kanceláře, projektanti, společnosti provádějící pasportizace, společnosti zajišťující zpracování odečtů spotřeby energií a provádějící roční rozúčtování mezi konečné spotřebitele)
  • příspěvkové organizace
  • obchodní společnosti založené městem
  • ostatní orgány moci veřejné (osobní údaje poskytované v rámci zákonných mezí ostatním orgánům státní správy, například správci daně, soudům či orgánům činným v trestním řízení)
  • poštovní služby
  • veřejné registry (zejm. Informační systém základních registrů (ISZR), Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES), Informační systém datových schránek (ISDS) či insolvenční rejstřík, kam úřad zasílá nebo zadává osobní údaje)
  • veřejnost (např. při poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím, zveřejňování záměrů prodat obecní majetek, zveřejňování online záznamu z jednání zastupitelstva, zveřejňování smluv do Registru smluv) – v těchto případech jsou osobní údaje zpravidla anonymizovány, aby bylo dosaženo účelu dle zvláštních zákonů za současné ochrany osobních údajů
  • veřejnost v rámci informování o společenských, kulturních a sportovních akcích (jedná se o informace na internetových stránkách či profilech na sociálních sítích a v tištěných i elektronických médiích)

Podrobnější informace k případným příjemcům lze najít výše v přehledové tabulce účelů zpracování.

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍ ZEMĚ NEBO MEZINÁRODNÍ ORGANIZACI

Město Sokolov systematicky nepředává žádné osobní údaje do zemí mimo EU ani žádné mezinárodní organizaci. Výjimkou jsou případy, kdy tak stanoví zákon, např. v rámci činnosti matričního úřadu.

DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Veškeré dokumenty*, které byly městu Sokolov doručeny nebo byly vytvořeny v souvislosti s jeho působností, jsou zpracovávány v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě. Doba uložení jednotlivých dokumentů se řídí tímto zákonem a vnitřním předpisem, kterým je Spisový a skartační řád Městského úřadu Sokolov.

Podrobnější informace o době uložení lze najít výše v přehledové tabulce účelů zpracování.

Pozn.: dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální.

ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Město Sokolov získává osobní údaje občanů, klientů, návštěvníků, účastníků řízení, obchodních partnerů a dalších fyzických osob, s kterými vejde do styku v rámci své působnosti, z následujících zdrojů:

  • osobní údaje poskytne přímo fyzická osoba (např. v případě žádostí, stížností, podnětů, návrhů, sdělení a jiných obdobných podání)
  • osobní údaje jsou získány od třetích osob nebo ze základních registrů v případech, kdy tak určí zvláštní právní předpis (např. v případech přestupkových řízení, matričních záležitostech, výkonu státního dohledu, v soudních řízeních atd.)
  • z veřejných zdrojů v případech, kdy je město v rámci své působnosti povinno ověřit některé údaje (např. veřejný rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík, rejstřík živnostenského oprávnění atd.)
  • město Sokolov nezískává žádné osobní údaje z neoficiálních veřejných zdrojů, jako jsou např. sociální sítě (Facebook, Twiter)

PRÁVA SOUVISEJÍCÍ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM

Dle čl. 15 ON má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od správce osobních údajů: a) potvrzení, zda zpracovává osobní údaje, b) informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, c) v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

PRÁVO NA OPRAVU

Dle čl. 16 Nařízení má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude správce osobních údajů zpracovávat. Subjekt údajů má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm správce zpracovává, nejsou přesné. Oprava bude provedena bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.

PRÁVO NA VÝMAZ

Dle čl. 17 obecného nařízení má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud správce osobních údajů neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Správce osobních údajů má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, můe kontaktovat správce osobních údajů nebo pověřence.

PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

Dle čl. 18 obecného nařízení má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.

PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ

Dle čl. 20 obecného nařízení má subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat správce osobních údajů o předání těchto údajů jinému správci.
Pokud v souvislosti se smlouvou nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nebude možné Vaší žádosti vyhovět.

PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Dle čl. 21 obecného nařízení má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu správce osobních údajů.
V případě, že správce osobních údajů neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, správce osobních údajů zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Subjekt údajů má v souladu s čl. 77 obecného nařízení právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS

V případě zpracování Vašich osobních údajů na základě souhlasu ke zpracování osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) obecného nařízení nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení, máte právo v souladu s čl. 7 obecného nařízení udělený souhlas kdykoliv odvolat, a to u správce osobních údajů.
Souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to písemně u správce osobních údajů.

PRÁVO NEBÝT PŘEDMĚTEM AUTOMATIZOVANÉHO ROZHODOVÁNÍ

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo.

Při zpracování osobních údajů město neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, jejichž obsahem by byl zásah do práv či oprávněných zájmů občanů.

Jednotlivá práva lze uplatnit přímo u správce nebo u pověřence pro ochranu osobních údajů.

Veškerá sdělení a vyjádření k uplatněným právům jsou poskytovány bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je město oprávněno si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si město vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních bude poskytnuto co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů bude žadatel informován.